Szerződés
DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform
Integrált megoldás
A Szerződéséletciklus-kezelő modul az általunk kínált DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform szerves része.
A DocuLine vállalati digitalizációs platform célja a napi dokumentációs, valamint az ezzel kapcsolatban keletkező jóváhagyási feladatok hatékony támogatása.
A vállalati megoldás a Microsoft 365 szolgáltatásaira épül, amely biztonságos adatelérést és teljes mobil produktivitást nyújt.
A rendszer moduláris felépítésének köszönhetően az üzleti folyamatok digitalizálása lépésről lépésre végezhető el.
A DocuLine vállalati digitalizációs platform főbb alkalmazási területei
Digitális dokumentumtár
Partner portál
Szerződéskezelés
Beszerzés automatizálás
Munkaidő-rögzítés
Egyedi megoldások
A szerződés
Főbb jellemzők
A DocuLine szerződéséletciklus-kezelő megoldás (Contract Lifecycle Management, CLM) egy átfogó alkalmazás, amelyet a különböző vállalati szerződések teljes életciklusának racionalizálására és optimalizálására alakítottunk ki.
A modul a szerződések , megállapodások, egyezségek, kontraktusok létrehozásával, egyeztetésével, véleményezésével, aláírásával, hitelesítésével, tárolásával, verziókezelésével, végrehajtásával, megújításával, és lezárásával együtt járó feladatok hatékony és transzparens kezelését biztosítja a felhasználók számára.
A megoldás a szerződéskezeléssel kapcsolatos összetett és számos belső és külső szereplőt érintő kihívásokat egy központosított, automatizált és integrált rendszerrel oldja meg, amely csökkenti a kockázatokat, időt és erőforrásokat takarít meg.
Összességében a szerződéséletciklus-kezelő rendszer, illetve a beépített szerződésminták és sablonok használata jelentős mértékben növeli a szerződéskötési folyamat hatékonyságát és pontosságát, csökkentve a hibalehetőségeket és biztosítja a belső előírásoknak és a jogszabályoknak való teljes körű megfelelést.
Szerződés Életciklus kezelés fő funkciói
A DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform moduláris felépítése lehetővé teszi, hogy a szerződéskezelést teljes terjedelmében szerződéséletciklus-kezelő megoldásként, vagy csak részlegesen, a kiemelt funkciók támogatására lehessen alkalmazni:
- szerződések központi nyilvántartása, kezelése,
- szerződésminták és sablonok kezelése,
- szerződésverziók követése, szerződés példányainak közös szerkesztése,
- szerződésekhez kapcsolódó feladatok kezelése, folyamat vezérlés,
- szerződésekhez kapcsolódó szervezeti felelősségek kezelése,
- automatizált szerződés generálás,
- digitális aláírás szolgáltatások integrációja,
- integráció különböző üzleti rendszerekkel, plédául ERP, beszerzés, raktárlogisztika.
Hogyan illeszkedik a szerződéséletciklus-kezelő modul a DocuLine platformba?
CLM (Contract Lifecycle Management) megoldásunk a DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform intergáns része, amely a Digitális dokumentumtár, a Partner portál, valamint a Beszerzés automatizálás modulokkal is összekapcsolható.
Megoldásunk segítségével a szerződéséletciklus-kezeléshez kapcsolódó összes tevékenység hatékonyan, illetve az összes kapcsolódó folyamattal összhangban és egységesen kezelhető.
Fedezze fel a DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform szerződéséletciklus-kezelő megoldásának előnyeit!
A szerződéséletciklus-kezelő modul előnyei
1.
Átláthatóság és nyomon követhetőség
A szerződések központi helyen történő tárolása és kezelése biztosítja, hogy minden érintett fél hozzáférjen a legfrissebb információkhoz.
Az automatikus értesítések és emlékeztetők segítenek elkerülni a lejárt határidőket és a szerződéses kötelezettségek elmulasztását.
A rendszeres jelentések és elemzések révén könnyen nyomon követhető a szerződések teljesítménye és az esetleges kockázatok.
Hatékonyság és termelékenység
Az automatizálásnak köszönhetően számos manuális feladat elvégezhető, így a munkatársak több időt fordíthatnak értéknövelő tevékenységekre.
A standardizált folyamatok és sablonok gyorsítják a szerződéskötést és a módosításokat.
A központosított adatbázisnak köszönhetően könnyebben megtalálhatók a szükséges információk, ami csökkenti az adminisztratív feladatokat.
2.
3.
Megfelelőség és kockázatkezelés
A szerződés életcikluskezelő modul segít biztosítani a jogi és szabályozási előírásoknak való megfelelést.
Az automatizált ellenőrzések és jóváhagyási folyamatok csökkentik a hibák és a jogi problémák kockázatát.
A rendszeres felülvizsgálatok és auditok lehetővé teszik a kockázatok azonosítását és kezelését.
Üzleti intelligencia
A modul által gyűjtött adatok alapján értékes üzleti információk nyerhetők ki.
Az elemzések segítenek azonosítani a fejlesztési lehetőségeket és optimalizálni a szerződési feltételeket.
4.
5.
Költségcsökkentés
Az automatizálás és a hatékonyabb folyamatok csökkentik a működési költségeket.
A jobb szerződéskezelés révén elkerülhetők a felesleges kiadások és a büntetések.
A pontosabb költségvetés és pénzügyi tervezés segít optimalizálni a forrásokat.
Szerződéséletciklus-kezelő megoldásunk alapfunkciói
Digitális szerződéstár
A CLM megoldásunk egyben az összes vállalati szerződés digitális példányainak tára, amely jogosultságkezeléssel védett az illetéktelen hozzáférés ellen. A felhasználók csak azokhoz a szerződésekhez, dokumentumokhoz férnek hozzá, amelyekhez jogosultsággal rendelkeznek. A digitális szerződéstárban tárolt dokumentumok összetett feltételek szerint kereshetők, szűrhetők, illetve a találati listában megjelenített dokumentumok pár kattintással elérhetők.
A szerződésesek hitelesítési szolgáltatással integrálva, hiteles digitális példányként tárolhatók, ezzel teljesen kiváltva a papír alapú dokumentumtárolást.
Mesterséges intelligencia szolgáltatások integrálása révén a korábban papíralapon létrehozott szerződések beolvasást, szkennelést követően valós értékű digitális példányként állnak rendelkezésre, kereshető, szűrhető, digitálisan továbbítható formában.
Szerződéséletciklus-kezelő megoldásunkban a dokumentumok digitális tárolásának és kereshetőségének főbb jellemzői:
- metaadatok kezelése,
- jogosultságokkal védett hozzáférés,
- dokumentum tartalmi kereshetősége,
- hiteles digitális példány létrehozása és hosszú távú tárolása.
Szerződésminták és sablonok
A szerződéséletciklus-kezelő megoldásunk kialakítható minták használata számos előnnyel jár:
- Munkaidő-megtakarítás: A szerződéssablonok lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy előre meghatározott és jóváhagyott szövegű szerződésmintákat hozzanak létre néhány kattintással, így jelentős időt takarítva meg. Nem szükséges minden alkalommal új szerződést írni, ami gyorsítja a szerződéskötési folyamatot.
- Konzisztens tartalom: A szerződéssablonok használatával biztosítható, hogy minden megállapodás ugyanazokat a szabványosított feltételeket és kikötéseket tartalmazza, csökkentve ezzel az inkonzisztenciák és hibák kockázatát. Ez különösen nagy volumenű szerződések esetén fontos.
- Jogszabályi megfelelés: Az előre definiált szerződésminták révén biztosítható, hogy minden szerződés megfeleljen az aktuális jogszabályi követelményeknek. A rendszerben tárolt sablonok rendszeresen frissíthetők a jogszabályi változásoknak megfelelően.
Szerződésverziók követése és közös szerkesztése
A megoldásunkban lehetővé válik a sok esetben jelentős mennyiségű szerződésverzió nyomonkövetése, illetve a példányok közös szerkesztése, ami nagymértékben felgyorsítja és átláthatóbbá teszi a folyamatot. A rendszer biztosítja, hogy a folyamatba bevont felhasználok mindig az adott szerződés aktuális példányában dolgozzanak. A dokumentumban eszközölt változtatásokat, módosításokat, törléseket, javításokat, megjegyzéseket a DocuLine szerződéséletciklus-kezelő modulja az összes belső és külső érintett számára átlátható és nyomon követhető módon jeleníti meg.
Feladatkezelés és folyamatvezérlés
A szerződéséletciklus általános fázisai:
- Igény létrejötte
- Egyeztetés, módosítások változáskövetéssel
- Végleges verzió jóváhagyása
- Megállapodás végrehajtása
- Dokumentumok tárolása
- Nyilvántartás kezelése
- Kért dokumentum előkeresése és átadása
- Ellenőrzés és riportok készítése
- Megújítás vagy lezárás
- Felmondás és kiléptetési folyamat
Felelősségkezelés
Az egyes szerződésekhez kapcsolódó szervezeti felelősségek kezelése nagymértékben javítja a szervezet működési hatékonyságát. Minden megállapodás egy felelős személyhez van hozzárendelve. Amennyiben az adott szerződés kezelésével megbízott munkatárs elhagyja a pozícióját, akkor a hozzá tartozó dokumentumok új felelőshöz való hozzárendelését a rendszer megköveteli. Ezzel biztosítható, hogy minden aktív, élő megállapodásnak van szervezeti vagy üzleti felelőse, így az azokhoz kapcsolódó üzleti tudás, információ nem vész el és a szerződés átadás-átvételi folyamat megfelelően működik.
Automatizált szerződésgenerálás
A szerződéséletciklus-kezelő megoldásunk lehetővé teszi a szerződések automatizált létrehozását. A folyamat lecsökkenti az emberi hibák lehetőségét, és biztosítja a gyors és hatékony szerződéskötést, ami különösen sztendered szerződések esetén hatékony. Integrált környezetben a szerződés létrehozása pár kattintással megvalósítható. A munkaszerződések esetén a bérszámfejtési vagy humánerőforrás-menedzsment szakrendszerrel integráltan a kontraktusok létrehozására allokált erőforrások nagyrészt megtakaríthatók.
Digitális aláírás
A DocuLine CLM modul digitális aláírás szolgáltatásokkal is integrálható, amivel jelentős idő és anyagi ráfordítás takarítható meg, hiszen pár kattintással szignálhatók a megállapodások. A rendszerhez többféle szolgáltatás is kapcsolható, amelyekkel egy szerződés még abban az esetben is aláírható digitálisan, amennyiben a másik fél nem rendelkezik ilyen megoldással. Lehetőség van a munkaszerződések kétoldalú digitális aláírására, valamint a papíralapú munkaügyi dokumentumok jogszabályi előírásoknak megfelelő hosszútávú digitális tárolására, a papír alapú irattár teljes kiváltására is. Megoldásunk alkalmas a gyártó és építőipari szektorokban jellemző nagyszámú állanadó vagy alkalmi munkavállaló munkaügyi szerződéseinek teljesen digitalizált kezelésére.
Szerződések ősfeltöltése
Fontos része a szerződéséletciklus-kezelő alkalmazás bevezetésének a meglevő szerződések és egyéb megállapodások első alkalommal történő betöltése a rendszerbe. Az ősfeltöltést, amely magába foglalja a korábban megkötött papíralapú és elektronikus szerződések feldolgozását, metaadatokkal történő ellátását és digitális formában olvashatóvá tételét számos hasznos funkcióval támogatjuk:
- tömeges szerződés betöltés,
- metaadatok létrehozása és rögzítése,
- papíralapú szerződések beolvasása és digitális konverziója optikai karakterfelismeréssel (OCR),
- automatizált metaadat kiolvasás mesterséges intelligencia szolgáltatások segítségével,
- AI alaupú automatizált dokumentum azonosítás.
Ügyfeleink
A DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform felhasználói
