Beszerzésautomatizálás

Alkalmazásunk lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy online hozzanak létre, nyújtsanak be, hagyjanak jóvá, majd kövessenek nyomon beszerzési igényeket, előre meghatározott munkafolyamatok és jóváhagyási szabályok segítségével. Az igénylésekhez különböző kiegészítő dokumentumok is csatolhatók, például árajánlatok, szerződések vagy számlák. A rendszer automatikusan ellenőrzi az igényléseket a vállalatirányítási rendszerben lévő költségvetési, készlet- és beszállítói adatokkal, emellett figyelmezteti a felhasználókat az esetleges eltérésekre vagy hibákra. Beszerzésautomatizálási megoldásunkban a kivételek kezelése is teljes körűen, transzparensen megoldható.

A funkció segítségével elektronikusan, sablonok segítségével, egységes feltételekkel lehet létrehozni, kiküldeni, fogadni és nyomon követni a megrendelőket (Purcase order, PO). A DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform beszerzési moduljával a felhasználók folyamatosan és egyszerűen nyomon követhetik a megrendelések állapotát is. A rendszer automatikusan frissíti a megrendelő adatait az ERP rendszerben, valamint összeveti azokat a számlákkal és bizonylatokkal is.

Megoldásunk teljes körűen támogatja a beszerzésekhez kapcsolódó, előre meghatározott és szabályozott jóváhagyási folyamatokat, transzparensen kezelve az esetleges kivételeket is. A jóváhagyási eljárás egyes lépéseihez kötődő feladataikról a munkatársak értesítéseket kapnak rendszeren belüli üzenetek vagy emailek formájában. Alkalmazásunk az egyedi figyelmeztetések mellett vagy helyett, egy adott időszakra, például munkanapra vonatkozóan időzített, összesítő értesítéseket is tud küldeni, amely lehetővé teszi az érintettek számára, hogy az azonos típusú teendőiket ne egyesével, hanem egyszerre tudják elvégezni. A jóváhagyók a rendszerben ki tudják jelölni a helyetteseiket is távollétük esetén, megadva annak pontos időszakát. A feladatok delegálása is lehetséges, ebben az esetben nem a döntéshozó látja el a feladatot, hanem a konkrét feladatot valakire rábízza.

Megoldásunk fejlett funkciói megkönnyítik az érintettek számára a számlák online rögzítését, feldolgozását, jóváhagyását és kifizetését. A számlakezelési folyamat hatékonysága tovább növelhető a beépített mesterséges intelligencia és az intelligens szabályok segítségével. A beszerzési modul segítségével a papíralapú és az elektronikus szállítói számlák is egyszerűen rögzíthetők a rendszerben. Megoldásunk automatikusan ellenőrzi a szállítói számlákat, összevetve azokat az adott megrendeléssel és a bizonylatokkal, és jelzi az esetleges eltéréseket vagy kivételeket. A DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform beszerzési modulja integrálható a különböző vállalatirányítási rendszerek, mint például az SAP ERP szállítói moduljába is, így akár a fizetési folyamat elindítását és lefutását is képes hatékonyan támogatni.

Az alkalmazás lehetővé teszi, hogy az áruk és szolgáltatások átvételét vonalkódolvasók, mobileszközök vagy webes böngészők segítségével gyorsan és egyszerűen online rögzítsék, ellenőrizzék és megerősítsék. A felhasználók továbbá már az áruk átvételekor rögzíthetik és jelezhetik az esetleges sérüléseket, hibákat, hiányosságokat vagy eltéréseket és azonnal kezdeményezhetik a visszaküldést vagy cserét is. A beszerzési modul automatikusan frissíti az átvételi adatokat a kapcsolódó ERP, logisztikai és raktári rendszerekben, illetve a fizetési folyamatban is elindítja a számlajóváhagyási folyamatot.

Ez a funkció a beszállítók hatékony kezelését és értékelését teszi lehetővé, különböző kritériumok, például a minőség, az ár, a szállítás, a teljesítmény és a megfelelőség alapján. ERP rendszer integráció esetén a felhasználók a szállítói törzsadatbázisban hozzáférhetnek és frissíthetik a beszállítókra vonatkozó információkat, például a kapcsolattartási adatokat, a szerződéseket, a katalógusokat, az értékeléseket és a véleményeket is. A beszállítómenedzsment funkciók azt is lehetővé teszi, hogy a felhasználók e-mail, chat vagy portálok segítségével kommunikáljanak a beszállítókkal.

A beszerzésautomatizálási megoldásunk lehetővé teszi, hogy a felhasználók mélyebb betekintést nyerjenek a költési trendekbe, beszállítói teljesítményekbe, és egyéb kulcsfontosságú mutatókba. Ez támogatja a stratégiai döntéshozatalt, optimalizálja a beszerzési folyamatokat, és lehetőséget biztosít a költséghatékonyabb működésre​. A beszerzésekhez kötődő jóváhagyási folyamatok minden részlete áttekinthetővé válik a döntéshozók számára. Nagyszámú beszerzés esetén elemezni lehet, hogy egy adott beszerzés megfelel-e a vonatkozó mutatóknak. Sourcing esetén elérhetővé válnak a korábbi beszerzésekhez kötődő paraméterek is, például az ár, szállítási időpont, árfolyam, minőség.