Digitális dokumentumtár
DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform
Integrált megoldás
A Digitális Dokumentumtár modul az általunk kínált DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform szerves része.
A DocuLine vállalati digitalizációs platform célja a napi dokumentációs, valamint az ezzel kapcsolatban keletkező jóváhagyási feladatok hatékony támogatása.
A vállalati megoldás a Microsoft 365 szolgáltatásaira épül, amely biztonságos adatelérést és teljes mobil produktivitást nyújt.
A rendszer moduláris felépítésének köszönhetően az üzleti folyamatok digitalizálása lépésről lépésre végezhető el.
A DocuLine vállalati digitalizációs platform főbb alkalmazási területei
Digitális dokumentumtár
Partner portál
Szerződéskezelés
Beszerzés automatizálás
Munkaidő-rögzítés
Egyedi megoldások
A Digitális Dokumentumtár áttekintése
A digitális dokumentumtár funkcionalitása két részből épül fel:
Bejövő dokumentumok érkeztetése és digitális feldolgozása mesterséges intelligencia segítségével.
Dokumentumok hosszútávú digitális tárolása, papír alapú dokumentumtárolás kiváltása.
Ismerje meg a DocuLine digitális dokumentumtár előnyeit!
A digitális dokumentumtár előnyei
1.
Minden bejövő számla és bizonylat pár kattintással elérhető
Nincs szükség a számlák fizikai tárolására
2.
3.
A számlák rögzítési folyamata felgyorsul, így olcsóbb lesz
Kiemelkedő adatbiztonság és adatminőség javulás
4.
Dokumentumok érkeztetése és digitális feldolgozása
Érkeztetés és dokumentumok kezelése
Feltöltés és tárolás
Lehetőség van különböző formátumú fájlok egyszerű feltöltésére, amelyek biztonságosan tárolódnak a digitális dokumentumtárban.
Automatizált érkeztetés
A dokumentumok érkezhetnek emailben, Outlook integrációval. Automatizált érkeztetés tömeges beolvasással (scanner). Egyedi bejövő csatornák.
Dokumentum azonosítás
Minden bejövő dokumentum egyedi azonosítót kap, a rendszer kiszűri a többszörös feltöltésből vagy érkeztetésből adódó anomáliákat.
Keresés és visszakeresés
A dokumentumok könnyen kereshetőek különféle metaadatok alapján, így a szükséges információk gyorsan elérhetőek.
Jogosultságok kezelése
A felhasználók hozzáférési szintjeinek szabályozásával biztosítható az adatok integritása és biztonsága.
Dokumentumok verziókövetése
A dokumentumok különböző verziói nyomon követhetők és visszaállíthatók, így mindig a legfrissebb változat áll rendelkezésre.
Adatkinyerés, digitális feldolgozás
A beérkező bizonylat adatait a mesterséges intelligencia motor automatikusan felismeri és digitális adat formájában rögzíti. Papír alapon beérkezett bizonylat esetén a scannelt példányról történik az adatkinyerés. A digitális csatornán keresztül érkező, digitálisan olvasható dokumentumok adatait is a mesterséges intelligencia motor olvassa ki.
Adatok kinyerése
Nyomtatott dokumentumból strukturált digitális adatkinyerés
Adatok kiolvasása
Az elektronikus dokumentumok (PDF) adatkiolvasása.
NAV interfész
Belföldi adószámos bejövő számlák esetén a rendszer automatikusan lekéri a NAV adatbázisból a bizonylat adatait és összeveti a mesterséges intelligencia által felismert adatokkal.
Integráció
A feldolgozás során kinyert adatokat a rendszer automatikusan továbbítja a vállalatirányítási vagy könyvelési rendszer irányába. A számlatár interfészen keresztül átveszi a vállalatirányítási rendszerből a vevő és szállító törzset, biztosítva a két rendszer között az adatok szinkronját. A feldolgozott számlákat szállítóhoz rendelten, strukturált adat formájában adja át könyvelésre.
Dokumentumok hosszútávú digitális tárolása
,Dokumentumtár
Az eredeti, nyomtatott példányokkal megegyező digitális dokumentum példányok tárolása, kereshető, jogosultságkezelt dokumentumtárban történik. A dokumentumtár és az eltárolt dokumentumok több kritériumnak is megfelelnek:
- az eltárolt dokumentumok digitális hitelesítésére vonatkozó kritériumok,
- a tárolt dokumentumokhoz való hozzáférésekre vonatkozó kritériumok,
- dokumentumok tárolására vonatkozó kritériumok.
A hiteles digitális dokumentumtár alkalmazásával a papíralapú dokumentumtárolás teljes egészében kiváltható. A digitális változatok a papíralapú dokumentumokkal egyező hiteles másolatok.
Dokumentumok hitelesítése
A dokumentum hitelesítése a dokumentum keletkezésétől függetlenül, külön lépésben történik.
A papíralapon keletkezett és beolvasott vagy a digitálisan keletkezett és digitálisan aláírt dokumentumokhoz egyaránt hitelesítési záradékot készít a rendszer. A hitelesítési záradék az eltárolt, PDF-formátumú digitális példány melléklete.
Jogosultságkezelés
A rendszer zárt, jogosultságokkal védett, valamennyi felhasználó a jogosultságainak megfelelő tartalomhoz fér hozzá.
A rendszer banki sztenderdeknek megfelelően épül fel, on-premises és felhőalapú telepítés esetén is megfelel a vonatkozó szabályoknak és IT-biztonsági elvárásoknak. A dokumentumtár többfaktoros (MFA) hitelesítéssel védhető.
Dokumentumok tárolása
A dokumentumok tárolása történhet helyben (on-premises) és felhős megoldásban egyaránt. Felhő esetén a Microsoft Azure szolgáltatásait ajánljuk, amivel biztosítható a biztonságos adattárolására vonatkozó EU-megfelelés. Helyben történő telepítés esetén a biztonságos adattárolás kritériumait az infrastruktúra üzemeltetője biztosítja. A hitelesített dokumentumok megőrzési ideje dokumentumtípusonként beállítható.
A digitális időbélyeggel ellátott dokumentumok esetében nemcsak a dokumentum megőrzési idejét, hanem a digitális időbélyeg hitelességi idejét is figyelemmel kell követni. Amennyiben egy dokumentum megőrzési időigénye hosszabb, mint a digitális időbélyeg érvényessége, akkor azt frissíteni kell a hitelességi idő végén. Ezt az újrahitelesítést a rendszer képes automatikusan is elvégezni.
A hitelesítési folyamat lépései
1. Érkeztetés
A rendszer érkezteti a bejövő dokumentumokat. Az érkeztetésre több lehetőség is van, a rendszer képes előre megadott mappákból vagy e-mail-fiókokból feldolgozni a beküldött dokumentumokat. A dokumentum az érkeztetés során kapja meg a digitális időbélyeget.
2. Hitelesítési záradékolás
Az érkeztetett dokumentumokat a rendszer ellátja a szükséges metaadatokkal (oszlopinformáció), ami biztosítja a kereshetőséget. A metaadatok megadása történhet manuálisan a felhasználó által vagy automatikus adatkinyeréssel (AI segítségével vagy anélkül).
3. Rendszerintegráció
A hiteles dokumentumtár integrációja jelentősen növeli a kezelt dokumentumok adatbiztonságát és a kapcsolódó folyamatok hatékonyságát.
Integrációs példák
DocuLine Digitális Dokumentumtár
- ERP rendszerek
- Szerződéskezelő rendszerek (CLM)
- Raktár- és logisztikai rendszerek
- Beszerzési rendszerek
- HR rendszerek
A hiteles dokumentumtár EUTL digitális időbélyeg szolgáltatással integráltan kerül kialakításra.
Magyarországon ezt elsősorban a Microsec és a Netlock szolgáltatásaival lehet megvalósítani. Nemzetközi alkalmazás esetén bármely EUTL (Europian Union Trusted Lists) aláírás (időbélyeg) szolgáltatás alkalmazható. A digitális hitelesítési szolgáltatást a megbízónak kell megvásárolnia a szolgáltatótól.
Ügyfeleink
A DocuLine Vállalati Digitalizációs Platform felhasználói
